Email hiện đã trở thành phương thức được sử dụng rộng rãi và thuận tiện nhất để giao tiếp với bất kỳ ai và ký email, đặc biệt là khi chúng ta đi gặp người nước ngoài hoặc văn phòng. Đây là những người nhận mà các dịch vụ nhắn tin khác nhau hiếm khi được sử dụng, chẳng hạn như whatsapp o Telegram, thích hợp hơn để giao tiếp với bạn bè và gia đình.
Một trong những giám sát xảy ra thường xuyên nhất khi gửi email là quên ký tên. Đây là một lỗi nhỏ nếu chúng tôi đang gửi email cho người đã biết chúng tôi hoặc người mà chúng tôi đã tiếp xúc, nhưng không phải trong các trường hợp khác. Để khắc phục sự cố này, chúng tôi muốn chỉ cho bạn trong hướng dẫn này cách tự động thêm chữ ký của riêng bạn hoặc một số chữ ký khác nhau.
đến hướng dẫn của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng Gmail, dịch vụ chuyển phát nhanh Google trong nhiều năm đã trở thành điểm tham chiếu thực sự cho phương thức giao tiếp này.
Cách đăng ký email trong Gmail từ PC
Việc thêm chữ ký điện tử vào phiên bản Gmail dành cho máy tính để bàn rất dễ dàng, chỉ với một vài cú nhấp chuột. Làm theo các bước dưới đây:
- Mở Gmail và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn, như thường lệ;
- sau đó ở trên cùng bên phải của giao diện, nhấp vào biểu tượng bánh răng;
- sau đó nhấn nút «Xem tất cả các cài đặt";
- dưới tab «Tổng Quát»Cuộn trang sẽ đưa bạn đến phần tử»Chữ ký";
- sau đó nhấp vào nút “+” Tạo một cái mới“, Để tạo một chữ ký;
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện yêu cầu “đặt tên cho chữ ký mới”, điều này rất hữu ích để phân biệt chúng trong trường hợp bạn cần chèn nhiều chữ ký. Sau khi được chọn, hãy nhấp vào nút «Tạo";
- cuối cùng, một trường văn bản sẽ xuất hiện trong đó bạn có thể nhập chữ ký của mình (cũng có thể tùy chỉnh phông chữ, kích thước và phong cách của nó)
- Sau khi đã nhập chữ ký, bạn có thể chọn thông qua menu thả xuống tương ứng mà địa chỉ email sẽ tự động áp dụng (nếu bạn có nhiều hơn một). Với điều này, bạn sẽ có thể ký một email.
Lưu ý tùy chọn có thể chọn ngay bên dưới, nếu được chọn, cho phép bạn đảm bảo rằng chữ ký được chèn trước văn bản được trích dẫn trong email trả lời.
Khi bạn đã nhập chữ ký của mình vào mỗi email mới mà bạn tạo, nó sẽ luôn ở đó. Bằng cách ký tên vào email, sẽ không có rủi ro khi gửi các email ẩn danh.
Thêm chữ ký của bạn trong Gmail dành cho Android và iOS
Ngay cả trên các thiết bị di động (điện thoại thông minh và máy tính bảng), rất dễ dàng để tự động ký một email. Nhưng bạn nên nhớ rằng không có tùy chọn định dạng nào và chữ ký của chúng tôi sẽ chỉ xuất hiện trong các email được gửi trong ứng dụng. Vì vậy, để cấu hình chữ ký trên máy tính để bàn, bạn vẫn cần thực hiện quy trình được mô tả trong đoạn trước.
Ứng dụng Gmail là cần thiết và được đánh giá cao trong Android và iOs.
Quy trình này hơi khác nhau giữa hai hệ thống, trên Android, sau khi ứng dụng Gmail được cài đặt, bạn phải:
- mở và nhấn nút menu ở trên cùng bên trái (nó được đặc trưng bởi ba đường ngang);
- trong menu xuất hiện, cuộn cho đến khi bạn tìm thấy mục «cài đặt "và nhấp vào nó bằng cách chọn trong tab tiếp theo một tài khoản email mà bạn muốn áp dụng chữ ký;
- trong danh mục «Tổng Quát" bấm vào "Chữ ký di động".
Tại thời điểm này, bạn có thể chỉ ra chữ ký của mình và nhấn nút «chấp nhận".
Việc ký email trên iOS (đối với iPhone và iPad) có một quy trình hơi khác, khác với điểm 3:
- nhấn mục «Cài đặt chữ ký";
- nhấn nút bên cạnh mục «Chữ ký di động";
- sau đó, trong trường xuất hiện, hãy nhập chữ ký và nhấn nút quay lại để lưu nó.