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Que es y como usar WhatsApp Business

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Si recientemente escuchaste acerca de WhatsApp Business, puede que quieras obtener más información sobre qué es y cómo funciona.  Si tienes un negocio en el que tienes que comunicarse a menudo con numerosos clientes, probablemente el uso de esta aplicación puede ayudarte a acelerar y aligerar tu trabajo.

Hoy intentaremos explicarte, de la forma más sencilla posible, todo lo que necesitas saber sobre la versión “empresarial” de WhatsApp.

¿Qué es WhatsApp Business?

WhatsApp Business es una aplicación gratuita diseñada para propietarios de pequeñas empresas, disponible para teléfonos inteligentes Android y iPhone. De hecho, esta es la versión profesional de la famosa aplicación de mensajería, comprada por Mark Zuckerberg en 2014.

Para confirmar su estrecho vínculo con WhatsApp Messenger hay una experiencia de usuario muy similar a la aplicación «gemela», si podemos llamarla así. Eso sí, hay algunas diferencias.

La primera diferencia, que llama la atención de inmediato, se encuentra en el tarjeta de perfil: si el nombre, fotografía y estado correctos aparecen en la versión normal, en la versión “profesional” encontramos un perfil real de la actividad más completo con dirección, correo electrónico y sitio web.

Otra diferencia es la implementación del respuestas automáticas, funcionalidad ausente en WhatsApp Messenger. Esta herramienta permite a los propietarios responder a sus clientes incluso cuando no pueden hacerlo, porque están lejos del móvil o quizás están participando en una reunión de negocios.

Una tercera innovación aportada a WhatsApp Business es la gestión de chat simplificada mediante etiquetas. Puedes crear un máximo de veinte y, a partir de ellas, puedes crear una lista de transmisión si lo desas. En este caso, el mensaje se entrega a todos los chats marcados con la etiqueta seleccionada al principio.

Antes de continuar, hagamos una pequeña nota: no es posible usar para Whatsapp Business y WhatsApp Messenger con el mismo número de móvil. Sin embargo, esto no significa que tenga que cambiar el número, o peor aún, comprar uno nueva tarjeta SIM para usarlo. De hecho, siempre puedes optar por convertir la cuenta ya activa y luego cambiar a la versión clásica en cualquier momento.

Importante: WhatsApp Business también funciona con un número fijo. Si se asocia un número fijo a la nueva cuenta, para la verificación bastará con  recibir una llamada telefónica en lugar de un SMS.

Cómo funciona WhatsApp Business

Y ahora, como prometimos, ilustraremos paso a paso cómo funciona WhatsApp Business: desde la descarga hasta la configuración inicial, además de utilizar las funciones más útiles de la aplicación.

Descarga WhatsApp Business

La aplicación WhatsApp Business está disponible para descargar en Google Play Store para dispositivos Android y en App Store para dispositivos Apple. Además de la versión tradicional, la diseñada para titulares de IVA también es gratuita.

Nota
Ten cuidado de no confundir los iconos de las dos aplicaciones «gemelas»: WhatsApp Messenger tiene la imagen de un terminal móvil en el fondo verde, WhatsApp Business tiene la letra mayúscula «B» en su lugar.

Configuración de perfil inicial

Una vez que se completa la instalación automática de la aplicación, puedes continuar con la configuración inicial:

  1. lee las condiciones del servicio y la política de privacidad y acéptalas;
  2. elige el país al que pertenece, luego agrega el prefijo internacional y tu número de terminal móvil;
  3. acepta para recibir el código de 6 dígitos con el que completar el registro del terminal móvil;
  4. elegir si dar o no consentimiento para acceder a contactos y fotos;
  5. escribe el nombre de la empresa que posees, agrega una categoría y selecciona la imagen de perfil;
  6. tocar «Explorar«e ir a»Perfil de trabajo“. Desde donde se puede agregar información útil sobre tu empresa, como los horarios de apertura y cierre, la descripción de la actividad realizada, el sitio web y la dirección de correo electrónico.

Creación de mensajes automáticos

Como se mencionó al principio, el respuestas automáticas son una de las funciones más útiles de WhatsApp Business.
La aplicación ofrece tres tipos de mensajes:

  • bienvenida;
  • ausencia;
  • respuestas rápidas.

Estos son los pasos para configurarlos:

Mensajes de bienvenida

  • tocar «Otras opciones«(El icono de tres puntos), luego «Herramientas de actividad» y «Mensaje de bienvenida“;
  • mueve la palanca de izquierda a derecha junto a «Enviar mensaje de bienvenida» para activarlo;
  • toca el mensaje para editarlo a tu gusto;
  • Selecciona  «Destinatarios» y elige entre las opciones disponibles:» Todas«,»Todos los que no están en la libreta de contactos«,»Todos excepto«,»Enviar solo a“;
  • toca en «guardar” para almacenar los cambios realizados.

Mensajes de ausencia

  • toca»Otras opciones«(El ícono de tres puntos), luego en»Herramientas de actividad» y «Mensaje de ausencia“;
  • mueve la palanca de izquierda a derecha junto al elemento «Enviar un mensaje de ausencia» para activar la opción;
  • toca en el «calendario» y elige las opciones de envío disponibles: «Siempre enviar«,»Horario personalizado«,»Fuera del horario de apertura“;
  • Selecciona «Destinatarios» y , como antes, elige una de las opciones propuestas por la aplicación:»Todas«,»Todos los que no están en la libreta de contactos«,»Todos excepto«,»Enviar solo a“;
  • toca el «guardar” para hacer los cambios.

Respuestas rápidas

Sigue estos sencillos pasos para crear respuestas rápidas en WhatsApp Business:

  • toca en «Otras opciones«(El ícono de tres puntos), luego en «Herramientas de actividad» y «Respuestas rápidas“;
  • tocar «agregar«(El icono +);
  • escribe un mensaje de texto para una respuesta rápida;
  • configura el atajo de teclado que prefiera;
  • selecciona una palabra clave para encontrar la respuesta rápida más rápido;
  • pulsa en «guardar”para guardar los cambios.

Para usar respuestas rápidas:

  • abre un chat;
  • escribe «/”Y para tener un enlace a una de las respuestas rápidas guardadas anteriormente;
  • elige una de las respuestas rápidas disponibles, luego decide si desea modificar más el mensaje;
  • toca en «Enviar”(El icono blanco del mensaje sobre un fondo verde) para enviar la respuesta;

Importante: no puedes usar emojis.

Cómo usar etiquetas

Ahora tenemos que explicar el uso de etiquetas en WhatsApp Business para organizar chats y mensajes. Primero, para aplicar una etiqueta, mantén presionado un chat o mensaje, luego selecciona  el elemento «Etiqueta” y elige si asociar una etiqueta ya disponible o crear una nueva.

Luego, si deseas encontrar los contenidos vinculados a una determinada etiqueta, ve a la pantalla de chat, toca «Otras opciones«(El ícono de tres puntos), luego «Etiquetas» y elige una.

La gestión de etiquetas incluye las siguientes acciones:

  • «Editar etiqueta“: Te permite asignar un nombre diferente a la etiqueta en cuestión;
  • «Elige color“: Puedes agregar un color a la etiqueta;
  • «Eliminar etiqueta“: Utiliza esta opción si desea eliminar una etiqueta;
  • «Enviar mensajes a los clientes«: Te permite crear un nuevo mensaje.

Acerca de listas de difusión, aquí aprenderás cómo crear uno a partir de etiquetas:

  • abre WhatsApp Business;
  • toca «Otras opciones«(El icono de tres puntos), luego»Etiquetas“;
  • elige la etiqueta desde la que deseas crear una lista de transmisión;
  • toca en «Otras opciones«(El icono de tres puntos) y selecciona «Enviar mensajes a los clientes“;
  • toca la marca de verificación verde en la parte inferior derecha para comenzar a escribir tu mensaje.

Conclusiones

Y con eso realmente es todo, esperamos haber respondido a tus curiosidades sobre el uso WhatsApp Business para convertirlo en una herramienta útil para la empresa que administra.